確定申告相談受付活用事例　豊島青色申告会様

個人事業主による自主納税者団体として、全国各地に存在する青色申告会。年間を通して経理帳簿の記帳方法を会員に指導するほか、確定申告の時期には決算書の書き方や所得税・消費税の申告の仕方を会員に説明する相談会も開催している。

そうした青色申告会の１つである豊島青色申告会では、2000年初頭から銀行などに設置されているものと同じタイプの受付番号発券機を、確定申告の相談会で使っていた。「設定やデータ保存にフロッピーディスクを使うタイプだったため、買い替えが近年の懸案になっていました」と、豊島青色申告会で事務局長を務める定松昭良さんは説明する。

この受付番号発券機には、機能面での不足もあった。発行できる番号は1種類のみ。「現在では、ご相談の内容もいろいろ。それに素早く柔軟に応対しようと思っているのですが、受付時点でうまく振り分けることができていませんでした」と定松さんは話す。そのため、豊島青色申告会では発券機のリプレースの際に、大まかでいいので相談内容が受付時に分かるものにしたいと考えていた。

そして、主に確定申告の時期にしか使用しないので費用はなるべく抑えたい、という希望もあった。

事務局主任の星卓也さんが、「携帯電話ショップのようにiPadで発券したい」と考え、インターネットを検索して見つけたのが、日鉄日立システムソリューションズのiPad用自動受付番号発券アプリ「Serialna」だった。「最大のポイントは、アプリが無料で使えるということでした」（星さん）。ユーザー側で用意するiPadも発券プリンターも、街のパソコンショップで買えばよかった。

豊島青色申告会がSerialnaの導入を正式に決めたのは、2017年7月のこと。日鉄日立システムソリューションズの担当者と相談しながら、システム構成を詰めていった。

ハードウェアとして新たに購入したのは、受付用にiPad（9.7インチ）と発券プリンター、呼出用にiPad（12.9インチ）。呼出iPadはAirPlayを使って、確定申告相談会の会場とは別の事務局フロアでもモニターできるようにした。このほか、「病院の会計待ちスペースのように、今何番の人まで進んでいるかを待合室に大画面で表示する機能は必須」（星さん）との考えから、Serialnaの有料オプションである「大画面アドオン」も利用することにした。相談会の会場には32インチ液晶モニターを設置して活用している。

こうして組み上がったSerialnaを、豊島青色申告会は小規模な説明会で試しに使ってみることにした。「最初から券の端が機械から飛び出している従来の受付番号発券機と違って、Serialnaは相談内容を選ぶと券が印刷されるスタイル。会員の中には戸惑われる方もいらっしゃいました。そのため、操作の仕方を分かりやすく示した説明用のポスターを作りました」と、定松さん。iPad画面のボタンを確実に押せるように、タッチペンも別途用意したという。

受付機の画面。
相談内容を事前に選ぶようになっている

すべての準備が整った2018年1月5日に、いよいよSerialnaの本稼働がスタートした。受付機の画面に設定された相談内容は、「一般」「会計ソフト利用」「決算完了証受領済み」の3種類。

相談会が終わる3月15日までの間にSerialnaを利用した会員は、多い日で1日に120人。決算申告の相談件数は約4,180件に達した。大きな問題もなく、確定申告の時期を無事に乗り越えられた。

「会計ソフトを利用している方と、決算書が出来上がっている方を分けて対応した結果、平均すると待ち時間は昨年よりも短くなったようです」と、定松さん。星さんは「お待ちの人数とお呼び出し済みの番号が見やすく表示されますので、待合室での流れはとてもスムーズでした」と振り返る。

切り替え初年度の結果が良好だったことを受けて、豊島青色申告会は今後もSerialnaを確定申告時の相談会に使っていく方針。さらに、使い勝手と管理性を高めるための2つのオプションを追加しようと考えている。

その1つが、順番待ちの状況を会員のスマートフォンや携帯電話にメールで通知する「メールお呼び出しアドオン」。待ち時間に他の用件を済ませることができるので、忙しい会員には大いに歓迎されることだろう。

また、近くリリース予定の「ログ機能アドオン」（仮称）の導入もほぼ決定。「相談内容別の発券数を日別に集計したりできるので、導入効果を数値で検証できるようになるはずです」と星さんは期待している。

青色申告会の基本理念は、「青色申告の普及推進」と「納税道義の高揚」。そのためにも、決算と申告の相談にやってくる会員の利便性向上に努めたいと、豊島青色申告会は考えている。